Como organizar el estudio contable V 2.0

Bueno las cosas van evolucionando, vino la pandemia y todo cambió. Para mí fue para mejor y más allá de los reniegues que tenemos con la AFIP debo decir que me gusta mucho más esta nueva forma de trabajar.

Desde la pandemia, dejamos de ir a la oficina, cada uno trabaja en su casa, o donde prefiera, si querés ir al parque y no te molestan los mosquitos anda al parque, solo vas a necesitar tres cosas: un celu para darle internet a tu notebook, una notebook y un seguro contra robo ????.

Como hicimos:
1.- Pusimos un sistemas de archivos en común: para eso instalamos drive y dropbox. La idea es quedarnos definitivamente con Drive para usar las herramientas de google, además te permite más y mejores clasificaciones de carpetas. Obviamente obligatoriamente nadie más graba un solo archivo en su PC. Va todo a la nube. Esto yo ya lo había dicho en otro artículo, la desventaja de usar estos servicios es que cuando alguien mueve mal la carpetita o guarda el archivo en otra carpeta equivocada no lo encontrás más. Eso lo estamos resolviendo con ASANA, de eso te cuento en el punto 3.

2. – Volamos ese viejo ERP que usábamos que estaba en la red del estudio y usaba una llave de Hardlock, y nos pasamos a un sistema en la nube (específicamente SOS-Contador). Estamos muy contentos con este sistema, sobre todo porque no tenemos que procesar más las facturas que no es poco…. sinceramente es genial.

3.- Pusimos ASANA como herramienta de gestión de trabajo, manejamos todo por ahí, de apoco nos vamos acostumbrando, generó resistencia, pero de apoco se fueron dando cuenta que todo fluye naturalmente, no hay mucho que aprender, te va llevando sola y de apoco todos se van dando cuenta de las ventajas que representa, con esta herramienta matamos 3 pájaros de un tiro: resolvimos la comunicación, resolvimos la delegación de tareas y el seguimiento, y resolvimos el problema de los archivos.

Como verás, no es que descubrimos la pólvora, pero ganamos tres cosas muy importantes: tenemos todos una agenda común, todos sabemos que hace cada uno, no necesitamos mantener una oficina cara, no tenemos expensas ni alquileres ni nada, y si hace falta tener un lugar para juntarnos con una oficina de 2 x 2 lo resolvemos, además que estamos usando Coworkings gratis muy buenos. Por otro lado ganamos en dejar de archivar y guardar papeles de clientes, directamente les pedimos que nos manden foto de los comprobantes que necesitamos, y si traen algo lo devolvemos de inmediato.

Los desafíos que queremos resolver a futuro son:
Automatizar más tareas, el camino podrían ser los robots, pero la página de la AFIP la complica demasiado.

El sistema de sueldos, estamos usando Holistor, porque no encontramos ningún sistema que honestamente tenga todo lo que tiene y se actualice con todos los sindicatos.

El problema de la falta de archivo. Vemos que está muy bueno traer los archivos de comprobantes de la AFIP, pero que pasa si dentro de 5 años te piden un comprobante? Lo más seguro que si es digital no lo encuentres, ni vos ni tu cliente, lo único que hay son listados propios, y me parece que hay que tener un respaldo organizado de todo, y no encuentro ninguna aplicación por ahora para eso. Veremos con el tiempo, seguramente algo va a salir.

El útimo punto, que lo tenemos parcialmente resuelto es el tema de las aplicaciones de escritorio que nos siguen obligando a usar, como SIAP, algunas aplicaciones provinciales, la parte sindical. Eso tira para atrás, no queda otra solución que tener una PC con escritorio remoto, quizás se podría alquilar una PC en la nube de Amazon o de Azure, pero por ahora son bastante costosas. Ojalá que en algún momento desaparezcan todas esas cosas, mientras tanto hay que seguir avanzando.

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